Entra un cliente que ya vino. Te suena la cara, no el auto. Le preguntas qué le hicieron la última vez y te contesta que no se acuerda, que para eso viene.
Arrancas la conversación en desventaja.
La respuesta corta: con el nombre, el teléfono y las órdenes anteriores de cada auto alcanza para cambiar esa escena. No hace falta un sistema: hace falta que esté anotado en el mismo lugar siempre.
¿Qué necesito guardar de cada cliente?
Cuatro cosas: cómo se llama, un teléfono que funcione, qué autos tiene y qué se le hizo a cada uno. Todo lo demás —dirección, email, datos fiscales— sirve para facturar, no para atender mejor. Empieza por esas cuatro y completa el resto cuando haga falta.
El teléfono es el que sostiene todo lo demás.
¿Por qué el teléfono es el dato más importante?
Porque de él dependen todas las acciones que traen trabajo: mandar el presupuesto, avisar que el auto está listo, recordar un turno, avisar que se vence un papel.
Guardalo con el código de país completo. Un teléfono mal cargado no falla al guardarlo: falla seis meses después, cuando quieres mandar un mensaje y no sale.
¿Cómo uso el historial delante del cliente?
Mencionar el trabajo anterior, con fecha, cambia por completo la percepción del taller.
Tú: "A ver... el Corolla. Acá está: en marzo le cambiamos las pastillas delanteras y le hicimos el service."
Cliente: "Ah, sí, es verdad."
Tú: "Con el kilometraje que trae ahora ya le tocaría el próximo service. ¿Quieres que lo veamos mientras está acá?"
Ese último ofrecimiento sale natural porque tienes el dato. Sin historial, no se te habría ocurrido.
¿Personas o empresas?
Conviene distinguirlos desde el principio, porque se atienden distinto.
| Persona | Empresa o flota | |
|---|---|---|
| Quién trae el auto | El dueño | Un empleado, casi nunca el que paga |
| Quién autoriza | El mismo | Alguien que no está presente |
| Qué anotar además | Nada | Razón social, quién autoriza, a quién facturar |
| Riesgo típico | Que no vuelva | Trabajo hecho y factura sin cobrar |
La fila de abajo es la que duele. En flotas, confirmar quién autoriza antes de empezar te ahorra el problema entero.
¿Quién del taller debería ver los teléfonos?
Cuanta menos gente, mejor. Tu base de clientes es de las cosas más valiosas que tienes, y también la más fácil de llevarse.
Un mecánico necesita poder cargar un cliente nuevo cuando llega alguien y no hay nadie en recepción. No necesita poder listar y exportar los teléfonos de toda tu cartera.
¿Puedo borrar un cliente viejo?
Conviene no borrar a nadie que tenga órdenes hechas. Esas órdenes y esas facturas son tu respaldo si mañana aparece un reclamo, y sin el cliente quedan huérfanas.
Si quieres limpiar la lista, marca los inactivos en lugar de eliminarlos.
¿Con qué me quedo?
Nombre, teléfono con código de país, los autos y el historial. Con eso ya atiendes distinto que el taller de la otra cuadra.
En un cuaderno funciona hasta cierto volumen. En Mi Taller cada cliente tiene sus vehículos colgados y el historial completo de órdenes, así que la fecha del último service la tienes antes de que el cliente termine de estacionar.