Un mecánico se va del taller a abrir el suyo. Dos meses después, tus clientes empiezan a contarte que los llamó ofreciendo el mismo servicio más barato.
No robó herramientas. Se llevó la lista de teléfonos, que estaba a la vista de todos.
La respuesta corta: cada persona ve lo que necesita para su trabajo y nada más. No es desconfianza: es que un dato que no está a la vista no se puede copiar ni filtrar por accidente.
¿Qué información conviene proteger en un taller?
Tres cosas, en este orden: los teléfonos y datos de tus clientes, el costo de los repuestos, y los números del negocio. La primera es la que se lleva la competencia, la segunda define tu margen frente a un cliente que negocia, y la tercera es información que solo el dueño necesita.
Con eso claro, los accesos se arman solos.
¿Qué debería ver cada uno?
| Rol | Ve | No ve |
|---|---|---|
| Mecánico | Sus órdenes, inspecciones, repuestos usados | Teléfonos de clientes, costos, facturación |
| Recepción | Clientes, turnos, presupuestos, facturas | Costos de repuestos, resultados del mes |
| Contabilidad | Facturas, pagos, gastos, reportes | Operación diaria del taller |
| Depósito | Stock, entradas, proveedores | Clientes, órdenes, facturación |
| Dueño | Todo | — |
La fila del mecánico es la que más se discute y la más importante. Necesita cargar un cliente nuevo si llega alguien y no hay nadie en recepción; no necesita poder listar y exportar toda tu cartera.
¿Cómo se lo explico al equipo sin que suene a desconfianza?
Mecánico: "¿Por qué no puedo ver los teléfonos de los clientes?"
Tú: "Porque si algún día se filtra esa lista, el problema es del taller y lo tengo que resolver yo. No es por vos: es que cuanta menos gente la tenga, menos chance hay de que se escape."
Mecánico: "¿Y si necesito llamar a un cliente?"
Tú: "Me lo pides y lo llamo yo, o te paso el número de ese cliente puntual. Lo que no queda es la lista completa."
La clave es que el motivo sea el riesgo, no la persona. Nadie se ofende con una regla que aplica a todos por igual.
¿Por qué esconder el costo de los repuestos?
Porque el margen es del negocio y es el dato que más incomoda cuando circula.
Un mecánico que sabe que el filtro te sale 8.000 y lo vendes a 20.000 tiene una opinión sobre eso, y esa opinión llega a los clientes con más frecuencia de la que uno cree.
¿Qué hago cuando alguien deja el taller?
- Quitale el acceso el mismo día, no la semana que viene.
- Revisa qué podía ver mientras estuvo.
- Si compartían una contraseña, cambiala.
El tercer punto es el motivo por el cual conviene que cada uno tenga su propio usuario: cuando el acceso es compartido, no se puede quitar sin afectar a todos.
¿Y si somos dos personas nada más?
Igual conviene, por una razón distinta: saber quién hizo cada cosa. Quién cobró, quién cargó ese repuesto, quién cambió ese precio.
No es control: es poder reconstruir qué pasó cuando algo no cuadra.
¿Con qué me quedo?
Cada uno con su usuario, viendo lo que necesita para trabajar, y el acceso se quita el día que la persona se va. Es una regla de la casa, no una sospecha sobre nadie.
En Mi Taller los roles vienen definidos con esos límites y el mecánico puede cargar un cliente nuevo sin poder leer después los datos de contacto de tu cartera.