Guía paso a paso · 6 pasos
El Excel y el PDF de Finanzas
En Finanzas hay dos botones de descarga, y no son el mismo archivo con distinto formato: contestan preguntas distintas. El PDF es para mandar y archivar; el Excel es para trabajar. Y hay una cifra que casi todos leen mal.
Paso 1: Los dos botones, y por qué son dos
En «Finanzas», arriba a la derecha, están «Exportar PDF» y «Resumen en Excel». Los dos usan el período que elegiste más arriba, así que primero fija las fechas y después descargá. La diferencia no es el formato: el PDF es una hoja que se lee de arriba abajo y se manda por WhatsApp o se archiva, y el Excel son siete hojas que se filtran, se ordenan y se pivotean. Si querés mostrarle el mes a alguien, es el PDF. Si querés buscar qué repuesto te dejó menos plata, es el Excel.
Paso 2: El PDF: la historia del período en una hoja
Se llama «Estado de Resultados», no «Cierre de Caja», y la diferencia importa: un rango de fechas no cierra nada ni tiene cajón, así que este documento no trae arqueo. Arriba está la ganancia neta con las cinco cifras que la componen. Debajo, «Facturado en el período» mira lo emitido se haya cobrado o no, y el párrafo gris te dice exactamente por qué las dos cifras no coinciden: en el ejemplo, los $1.192,00 de diferencia son el impuesto, que arriba no cuenta como ingreso.
Paso 3: Las columnas de autos son el margen, no el costo
Más abajo, «Autos arreglados» tiene una fila por auto y tres columnas de bloque: repuestos, mano de obra y tercerizado. Esas columnas son el MARGEN de cada bloque —lo cobrado menos su costo— y abajo en chico está la resta que lo forma, para que no tengas que creerle al número. Los tres suman la ganancia del auto. Y ojo con el pie: esa «Ganancia» es la de los trabajos, antes de los gastos del taller; la línea gris de abajo te dice cuánto la separa de la ganancia neta de arriba.
Paso 4: La página del inventario
El PDF trae una página dedicada a los repuestos, porque los talleres describen el inventario como una billetera aparte y es la pregunta que se hace suelta. Arriba, cuánto cobraste por repuestos, cuánto te costaron y qué te dejaron. Debajo, artículo por artículo. La columna dice «Margen / Markup» y son dos lecturas de la misma ganancia: el margen es sobre lo que cobraste y el markup es sobre el costo, que es la base con la que se fijan precios. Un costo vacío no es cero: significa que nadie lo cargó, y entonces esa venta entra entera a la ganancia y la infla. Cuando un artículo aparece marcado «Margen fino» o «Vendido BAJO COSTO», eso se corrige en Inventario, editando el precio de venta.
Paso 5: El Excel: siete hojas, no una
La primera hoja es «Resumen» y es la que se ve acá: el resultado del período, el margen de cada bloque y el inventario como billetera aparte. Las otras seis son el detalle que ninguna pantalla exporta: «Ingresos» línea por línea, «Ingresos por categoría» agrupado, «Gastos» con su fecha real para agrupar por mes, «Por auto», «Inventario» artículo por artículo, y «Notas» con la definición de cada cifra. Cada hoja suma una sola vez, así que podés seleccionar una columna y el total va a dar. Los montos son números de verdad, no texto: se pueden sumar y pivotear.
Paso 6: «TE QUEDÓ LIBRE» no es la plata del cajón
Esta es la cifra que más se lee mal. «TE QUEDÓ LIBRE» es tu ganancia después de pagar deudas y comisiones — no es el dinero que hay ahora en la caja, y casi nunca coincide. No coincide por tres motivos, todos correctos: te resta los repuestos que vendiste, pero esos los pagaste antes; no cuenta el impuesto que cobraste, que sí está en tu caja aunque sea del fisco; y resta los gastos sin el impuesto que podés recuperar. La plata que tenés la contesta otra pantalla: el «Efectivo esperado» del Cierre de Caja, que es contra el que se cuenta el cajón. Son dos preguntas distintas y por eso son dos números distintos.
